Seit Jahren schon ist Zeitmanagement und Produktivität ein Riesenthema für mich. Angefangen hat es mit GTD-Trainings („Getting Things Done“) von David Allen, welches in der einen oder anderen Form quasi die Grundlage für alle heutigen Selbstmanagement- und Produktivitätstools sind.
Breites Angebot an Tools für Zeitmanagement- und persönliche Produktivität
Es gibt mittlerweile ein breites Angebot an Tools für das persönliche Zeitmanagement, auf Papier, als Smartphone App oder als Web-App. Todoist, Wunderlist, Microsoft To-Do aber vor allem Omni Focus, die Wunderapp für GTD und Projektmanagement Nerds, integrieren GTD Grundsätze auf ihre Weise und sind, je nach individueller Anforderung, hervorragende Tools für die persönlichen Aufgaben. Wer auf der Suche nach einem täglichen Tool ist, das hilft, Prioritäten umzusetzen, der sollte sich Michael Hyatt’s Full Focus Planner ansehen. Sogar mein Lieblingstool Evernote kann gut für Aufgaben genutzt werden.
Prioritäten treiben Aufgaben, nicht umgekehrt
Mir ist allerdings damals schon aufgefallen, dass sich diese Tools ausschliesslich auf die „Runway“ Flughöhe von „Getting Things Done“ fokussieren, also dem Bereich, in dem die Strategie-Umsetzung erfolgt. Die anderen GTD-Ebenen, die die Strategie-Entwicklung bestimmen, wurden nicht von den Tools übernommen. Wenn man aber ein gutes Aufgaben Tool hat, bekommt man schnell eine lange Liste an ToDos, die sich von den eigentlichen Zielen und Prioritäten „befreien“ und ein eigenständiges Leben führen. Es priorisieren die Aufgaben dann die persönliche Zeiteinteilung, statt dass die Prioritäten die Aufgaben bestimmen. Unter anderem, weil das zentrale GTD-Element, die regelmäßige „Review“ irgendwann Opfer der vielen Aufgaben wird und so eine Selbstreflektion vermieden wird.
„The key is not to prioritize what’s on your schedule, but to schedule your priorities.“
Stephen Covey
Strategie-Tool für Ziele und Prioritäten
So habe ich ganz pragmatisch vor Jahren selbst ein Tool und das zugehörige Buch entwickelt. Der sogenannte „Planerkalender“ bot, in Zusammenhang mit dem Strategieblatt eine einfache Hilfestellung, um Ziele und Prioritäten eines Jahres vorzubereiten und die wichtigsten Umsetzungsschritte über das Jahr zu verteilen. Das eBook und die Arbeitsblätter wurden über 40.000 mal geladen und sind, obwohl ich es aus Zeitgründen aktuell nicht mehr weiter entwickele, immer noch vielfach in Verwendung. Ebenso mein Kanban-Kalender, der als Tool für agile Teams zum freien Download hier zur Verfügung steht.
90-90-1 – die einfachste Zeitmanagement Methode
In diesen Tagen bin ich aber durch einen Artikel auf „Impulse“ auf die einfachste Zeitmanagement Methode der Welt gestossen. Das Schöne daran ist, sie ist nicht nur für die anwendende Person, sondern sie bezieht auch das Umfeld mit ein. Und man muss sich keine Gedanken mehr über vielfältige Prioritäten machen, denn man hat eine Strategie-Entscheidung gefällt, die man dann einfach umsetzt.
Wie funktioniert die 90-90-1 Methode?
In der Essenz funktioniert das so: Innerhalb von drei Monaten = 90 Tage verwendet man an jedem Tag 90 Minuten für das eine Projekt, welches einem wichtig ist. Insbesondere Schriftsteller wissen, wie wichtig diese regelmäßige Beschäftigung mit dem einen Thema = dem Roman oder Sachbuch ist. Die Kontinuität bringt Erfolge, auch wenn natürlich nicht jeder Tag ein Meisterwerk entsteht. In der Summe entstehen Werke. Da heißt es dann einfach akzeptieren, dass jedes bedeutende Werk mehrere Schritte zum Endprodukt hat (aktuell heißt dieses Vorgehen „Lean Startup“). Thomas Mann hat dieses Vorgehen perfektioniert durch seine Schreibdisziplin. Im Falle der Schriftsteller wird jedes Manuskript ja noch vielfältig vom Autor/in und einem externen Lektorat überarbeitet.
Der kanadische Autor Robert Sharma fasst die Erfolgsfaktoren kurz zusammen:
- Starten Sie vor allen anderen Aufgaben mit „Ihrem“ Projekt gleich am Morgen
- Bleiben Sie 90 Minuten dran und lassen sich nicht ablenken durch Anrufe, E-Mails, WhatsApp etc.
- Informieren Sie Ihr Team, dass sie in dieser Zeit nicht gestört werden
Einbeziehung des Teams
Punkt 3 stellt insofern eine Besonderheit dar, da das Team, das eigene Umfeld gerne vergessen wird. Die Information des Teams lässt sich einfach durch ein Wendeschild an der Bürotür (sofern man eine hat), realisieren: eine Seite zeigt ein „bitte nicht stören“, die andere Seite „komm herein“ ist fast überflüssig, da dies durch die offenstehende Tür ja bereits symbolisiert wird.
Die ideale Woche als Grundlage des Erfolgs durch 90-90-1
Das „am Morgen anfangen“ wird nicht für jeden oder jede funktionieren. Es ist in diesem Zusammenhang wichtig, dass man einmal für sich erkannt hat, wann die eigene „Hochproduktivitätszeit“ist. Das muss nicht am Morgen sein. Wenn man aber „seine Zeit“ erkannt hat, dann sollte man diese auch nutzen, und z.B. durch einen Terminblock im Kalender freihalten. Dieses Erkennen der eigenen Hochphase ist vor allem für junge Führungskräfte eine zentrale Aufgabe am Anfang der beruflichen Entwicklung. Dabei helfen kann die Methode des „idealen Tages“ oder der „idealen Woche“. Man tut dabei so, als könnte man sich seinen eigenen idealen Tag bzw. Woche entwerfen und gestaltet den idealen Ablauf. Einmal gemacht, kann man nach und nach seine Tage und Wochen danach gestalten. Ich merke im Selbstversuch, wie sich immer mehr von meiner „idealen“ Woche auch tatsächlich umsetzen lässt. Hier eine Anleitung für die Gestaltung der idealen Woche.
Was tun, wenn man sich mit der Zeiteinteilung der 90 Minuten etwas schwer tut?
Die Pomodoro Technik hilft bei der Zeiteinteilung. Um sie für 90-90-1 anzuwenden, hilft es, entweder den zu verwendenden Timer gleich auf 90 Minuten zu setzen oder eben in drei „Pomodoro-Einheiten“ von 25 Min. Tätigkeit und 5 Min. Pause zu gliedern.
Fazit
Die 90-90-1 Methode ist für mich die einfachste Vorgehensweise, um wichtige Projekte über das Jahr hinweg voranzutreiben, eines nach dem anderen. So entsteht nach und nach z.B. das neue Buch, der Podcast, ein Eventkonzept. Und weil man das Vorgehen über einen längeren Zeitraum anwendet, etabliert es sich als Gewohnheit.
Online-Coaching Zeitmanagement
Für diejenigen, die ihre Prioritäten und ihr Zeitmanagement in den Griff bekommen und ihre ideale Woche gestalten wollen um ihre wichtigen Projekte umzusetzen, biete ich ein persönliches Zeitmanagement Online-Coaching per Video an.
