im Visioning entwerfen wir gemeinsam ein Bild unserer Welt, auf das wir in der Organisation zuarbeiten wollen. Das funktioniert sowohl auf Team-, Abteilungs- und Unternehmensebene und natürlich auch im privaten Bereich. Dabei werden Bilder erzeugt, die uns helfen, Wege zu beschreiten und fokussiert etwas zu tun, um die Vision Realität werden zu lassen.
Nach dem Vorstellen, geht es an das Verstehen und das Machen. Hier möchte ich kurz auf das Letztere eingehen. Für das Machen gibt es vielfältige Fragestellungen und Notwendigkeiten. Eine zentrale Herausforderung ist überhaupt nicht offensichtlich, die meisten Unternehmen werden sie nicht verstehen, weil sie glauben, hier schon gut aufgestellt zu sein: dem Projektmanagement für Innovationsvorhaben.
„Projekte machen wir schon immer“ höre ich dann.
Stimmt. Aber wie? Schaut man dann genauer hin, findet man, abhängig von der Firmengröße, meistens folgende Punkte, die ungeheuer verschwenderisch sind:
- es ist keine allgemeine Projektmethodik bzw. Projektprozess im Einsatz
- die Mitarbeitenden operieren „ad hoc“ mit unzähligen Status Meetings in denen „berichtet“ und der Status = die Vergangenheit vorgetragen wird
- es sind eine Vielzahl von Vorlagen und Tools im Einsatz, das Wort „Excel“ fällt häufig, es gibt nur Einzelmaßnahmen, keinen Überblick, E-Mail Postfächer laufen über
Jetzt will ich nicht sagen, dass es die eine einfache Lösung gibt. Doch bei Beachtung folgender Punkte wird das Leben in der Organisation viel leichter. Der Weg dahin ist lange und braucht viel Engagement, Ausdauer und einigen Aufwand:
- das Unternehmen wählt und weiterentwickelt eine Projektmethodik und schult alle! Mitarbeitenden darin
- es ist wertvoll, wenn mehrere Expert/inn/en zusammenkommen: in Meetings findet man gemeinsam Ideen und löst Herausforderungen
- Übersicht, Status, Kommunikation und Verlinkung zu den passenden Dokumenten findet in einem Tool statt, das alle! in der Organisation kennen und nutzen, sozusagen als Betriebssystem des Unternehmens. Mit „alle!“ meine ich alle im Unternehmen, alle Partner, verbundene Experten, Coaches, Lieferanten, Dienstleister. Gute Beispiele für solche Tools sind meiner Ansicht OpenProject, awork, Meistertask (allesamt deutsche Firmen), Basecamp und Monday. MS Teams ist zunehmend weit verbreitet, aber noch keine gute Lösung. Ein analoges Tool für kleine Teams vor Ort ist mein Kanban Kalender als Download. Hilfe bei der Auswahl nötig? Ich biete dazu einen Workshop an.
Neben der Firmensicht, gibt es auch mehrere persönliche Ebenen. Eine dieser Fragestellungen lautet:
„Wie bekommt man etwas geschafft in einer Zeit voller Ablenkungen?“
Aus meiner Beschäftigung mit den Themen Produktivität, Zeitmanagement, Lebensplanung ist das meine Top 3:
- Timeboxing ist eine der zentralen Punkte für konzentrierte Arbeit, idealerweise mit gemeinsamen Komponenten auf Firmenebene – und dafür den Kalender korrekt einsetzen
- Zeitmanagement Techniken muss jeder können, ebenso das Priorisieren von Themen und Aufgaben
- am Vorabend eine Übersicht der wichtigsten Top3 Aufgaben für den nächsten Tag vorbereiten
Sehr hilfreich bei diesen Themen ist hier mein Coach Kollege Carl Pullein, mit seinen Leistungen rund um Produktivität und Zeitmanagement. Seinen Newsletter kann ich sehr empfehlen. Hier mein Podcast Gespräch mit ihm zum Thema „Jahresvorbereitung“ – passend zur Jahreszeit.
