Home Office Starter Tipps

Langjährige Home Office Erfahrung

In verschiedenen Formen bin ich seit 1992 selbstständig und es gewohnt, an den unmöglichsten Orten außerhalb eines regulären Büros zu arbeiten. Zu Anfang im (Architektur-) Studium hatten wir überfüllte Übungsräume mit großen Zeichentischen, viel Papier und Modellbaumaterial. Später zu Promotionszeiten war es klar, zu Hause zu arbeiten. Aber auch in Bibliotheken, in Museen, unterwegs, egal wo. So war ich Mitte/Ende der 90er digitaler Nomade, der Arbeitsort war überall.

Kenne viele Arbeitsplätze

Als freier Mitarbeiter in den unterschiedlichsten Büros, als Berater und Interimsmanager habe ich dann eine Vielzahl von Büros und Arbeitsplätzen persönlich erlebt. Inklusive dem Arbeiten aus dem Hotel, Flughafen, Bahnhof. Eigentlich von jedem Ort aus. Mein Lieblingsarbeitsort war der Strand, wo ich mit einem frühen Smartphone, dem Palm Treo ganze Produktkonzepte direkt auf dem mobilen Gerät geschrieben habe. Heute habe ich ein gut eingerichtetes Home Office mit Studiomöglichkeit für meinen Podcast und einen Platz im Coworking. Zudem sehe ich viele Firmen und deren Büros.

Mein Verständnis zum mobilen Arbeiten

Ich möchte hier nicht Eindruck erwecken, jeden Arbeitsplatz zu kennen. Wir reden hauptsächlich von Büroarbeit. Von Tätigkeiten, die eher verbunden sind mit konzeptionellen Themen, mit Austausch und Voranbringen von Projekten. Mit dem eigenständigen Erarbeiten von Themen. Ein Produktionsarbeitsplatz unterscheidet sich davon sehr. Zudem mag sich mein eigenes Verständnis von einem Büro-Arbeitsplatz mittlerweile weit von anderen unterscheiden. Für mich sieht das so aus: ein Arbeitsplatz hat viele Aufgaben. Manches davon lässt sich einfacher ins Home Office übertragen. Anderes nur sehr schwer oder garnicht. Viele (vor allem Büro-) tätigkeiten sind sowieso nicht an einen Schreibtisch oder festen Büroraum gebunden, auch wenn es uns manchmal so vorkommt. Das Büro ist ein zentraler Bereich für das Miteinander, für den Austausch, für das Kennenlernen, das Bilden von Vertrauen und das gemeinsame Erarbeiten von Ideen, Fragen, Antworten und Lösungen. Selbst komplett remote geführte Unternehmen haben ein bis zwei Wochen im Jahr, in dem alle zusammenkommen und sich persönlich treffen.

Zentrale Punkte für das Arbeiten im Home Office

Platz schaffen und Ausstattung
Struktur finden und einhalten
Flow finden und Ablenkungen vermeiden

Platz schaffen und Ausstattung

Es braucht erstmal nicht wahninnig viel für den Platz im Home Office. Vor allem, wenn wir damit anfangen, sollten wir das Thema nicht überfrachten. Wichtig ist ein Platz, der an sich Ruhe und Konzentration fördert. Dazu gehört für mich idealerweise ein schöner Ausblick. Mit einem Sitzkeil lässt sich erstmal jeder Stuhl etwas ergonomischer gestalten. Der eigentliche Platz zum Arbeiten sollte hell und ausreichend belüftet sein.

Technische Basisausstattung für den Home Office Platz

Der Home Office Platz braucht Steckdosen, einfach kurzfristig mit Steckerleisten machbar. Dazu natürlich guten WLAN-Empfang. Wer den nicht hat, kann mit dem iPhone kurzfristig einen persönlichen Hotspot einrichten. Mittelfristig hilft ein WLAN Router mit mobiler Anbindung von der Telekom Speedbox oder Vodafone Gigacube.

Ich bin mir bewußt, dass folgende technische Ausstattung noch nicht in allen Firmen normal ist. Ich finde aber, dass sich das dringend ändern muss: jede/r Büro Mitarbeiter/in hat ein eigenes Laptop und ein eigenes Smartphone mit Headset. Ein Festnetztelefon auf dem Schreibtisch gibt es nicht mehr. Wer mehr Platz braucht, hat einen oder zwei externe Bildschirme, eine externe Tastatur und Maus. Die Vorteile sind riesig. Mit Laptop und Smartphone entsteht plötzlich eine Unabhängigkeit vom Schreibtisch. Bei Meetings haben alle ihre Daten dabei, können sofort etwas nachsehen, schreiben alle Aufgaben gleich auf. Ich habe ähnliche Konzepte schon bei Unternehmen initiiert. Die ursprüngliche Verblüffung weicht schnell dem Nutzen der Vorteile.

Cloudtools für das Home Office

Und natürlich sind Cloudtools im Einsatz, so dass ein Arbeiten mit und der Zugriff auf Daten, E-Mails, Termine von überall her möglich ist. Weit verbreitet ist Microsoft Office 365 mit seinen vielen Anwendungen und Speichermöglichkeiten, die herkömmliche Serverlösungen ablösen. Google hat mit der G Suite ein in etwa vergleichbares Angebot im Einsatz. Das Thema ist riesig, die Meinungen dazu viele. Versuchen Sie sich nicht vom eigentlichen Ziel ablenken zu lassen: dem Unternehmen und seinen Mitarbeitenden mehr Flexibilität zu geben.

Struktur finden und einhalten

Arbeit wird von Menschen die sie haben, häufig lapidar als Belästigung zB bei Gesprächen in der Kantine dargestellt. Dabei wird rasch vergessen, dass gerade Arbeit und die damit verbundene Struktur, Herausforderungen und Ansprache einen wertvollen Beitrag zum eigenen Wohlbefinden liefern.

Struktur finden

Auch wenn viele sich über ihren zu sehr strukturierten Arbeitstag beschweren: gerade die Struktur von aussen mit ihren vielen Terminen, Sozialkontakten und Herausforderungen gibt Halt und treibt an. Das sind beides Themen, die wir im Home Office zumindest teilweise, selbst regeln müssen. Deswegen ist es sinnvoll, sich selbst einen Arbeitstag mit entsprechenden Arbeitszeiten zu entwerfen. Dazu gehören „feste“ Arbeitszeiten und regelmäßige Pausen. Wer zuerst Kinder oder Tiere versorgen muss, plant dafür Zeiten ein. Wer tagsüber mehr anderes als Arbeit macht, verlegt Arbeitszeiten in den Abend oder frühen Morgen. Wichtig ist, dafür eine Struktur zu finden. Sehr hilfreich ist das „Timeboxing“, eine einfache Produktivitätsmethode, mit der man sich quasi Öffnungszeiten über den Tag schafft.

Pendeln & Home Office

Im Home Office fehlt natürlich das Pendeln und dessen Auswirkungen. Die Fahrt zur Arbeit schafft Distanz zwischen Privatem und Geschäftlichem. Für viele mag sie ein eher unangenehmer Teil des Arbeitstages sein, mit Staus, vollen Bussen und Bahnen, dem gehetztem Umsteigen bei verspäteten Zügen. Doch das Pendeln ins Büro bringt Distanz zwischen dem Persönlichen und dem Büro. Der Körper und der Geist schalten um. Und das ist garnicht so leicht im Home Office, wo der Arbeitsplatz uU nur wenige Meter weg vom Bett steht.

Abstand finden

Etablieren Sie ein Ritual, das dem Pendeln entspricht. Das kann das Zubereiten einer Thermoskanne Tee sein, mit der Sie sich dann an Ihren Home Office Platz zurückziehen. Vielleicht haben Sie diesen in einem anderen Stockwerk. Dann ist die bewußte Reise dorthin wichtig. Starten Sie den Tag mit einer fertigen Liste von Aufgaben, die Sie am Vorabend schon erstellt haben. Teil dieser Liste ist ein festes Ziel für den Tag. Nutzen Sie zur Visualisierung und Speicherung ein Blatt Papier, ein Notizbuch oder App wie Apple Erinnerungen, Todoist, MS ToDo, Trello, Meistertask, OpenProject oder Evernote. Die Zahl der Anwendungen ist riesig, in meinem Werkzeugtag Innovationsworkshop gehen wir hier detailliert und individuell auf das Thema ein.

Flow finden und Ablenkungen vermeiden

In den Flow zu kommen ist eine der wichtigsten und gleichzeitig schwierigsten Themen gerade für kreative Menschen. Flow bedeutet, stark vereinfacht: es läuft. Die Ideen sprudeln, Neues entsteht, die Dinge werden leicht erledigt. Was sich so einfach anhört, hat viel mit Fokus und Konzentration zu tun. Mit der Vermeidung von Ablenkungen.

Ablenkungen vermeiden

Manche kennen es noch aus dem Studium: Aufschieberistis, neudeutsch prokrastinieren sorgt dafür, dass niemals die Wohnung so sauber ist, wie in den Zeiten, in denen eine Studienarbeit zu schreiben ist. Wichtig für die Konzentration ist die Vermeidung von Ablenkungen. Das geht nicht immer einfach, gerade wenn eine Familie noch in der Wochnung ist. Doch ein paar Regeln und deren Kommunikation helfen. Dazu gehört zB die Vereinbarung, dass eben nicht gestört wird, wenn die Home Office Tür geschlossen ist. Eine gute Idee ist, ein Schild an die geschlossene Tür zu hängen und dessen Bedeutung mit der Familie zu besprechen.

In den Flow kommen

Ich habe nur persönliche Hilfen und maße mir nicht an, hier allgemeingültige Ratschläge zu haben. Hilfreich ist Entspannung und das Vermeiden bzw. Reduzieren von Druck. Gutes Wetter hilft, zumindest mir. An Tagen mit schlechtem Wetter muss man sich „schlechtere“ Ergebnisse einfach auch zugestehen.

Tipps für das erfolgreiche Home Office

Lernen Sie mit „Timeboxing“ und „Zeitmanagement“ ihre eigene Tätigkeit besser zu strukturieren und damit Abhängigkeiten von äußeren Faktoren abzubauen. Zeitmanagement ist ein ziemlich weites Thema. Versuchen Sie es mit Recherchen im Internet, starten Sie zB mit 90/90/1, Pomodoro Technik oder dem unentgeltlichen COD Kurs von Carl Pullein. Gut geeignet kann auch mein Kanban-Kalender sein, als unentgelticher Download für Abonnenten meines Smart Innovation Newsletters.
Suchen Sie aktiv nach für Sie geeigneten Möglichkeiten in den Flow zu kommen. Das kann leise Musik im Hintergrund sein. Ein Gebet, eine Yogaübung. Zur Entspannung gehört aber auch ein Mittagsschlaf oder ein Spaziergang, um den Kopf freizubekommen.
Wenn es Ihre Wohnung hergibt, richten Sie einen Home Office Platz ein, bei dem Sie die Türe zumachen können. Vereinbaren Sie Regeln mit Ihrer Familie, wann Sie dann gestört werden dürfen.
Es braucht nicht immer einen „Computer“. Nutzen Sie das Smartphone intensiv, Sie werden erstaunt sein, wie viel sich damit machen lässt. Ich habe zur Anwendung vor ein paar Jahren ein eBook geschrieben mit Tipps und Hinweisen.
Überlegen Sie für das Unternehmen das Vorgehen. Ich habe dazu den Szenariotag Innovationsworkshop vorbereitet

Fazit Home Office Starter Tipps

Home Office erlaubt ein flexibles Arbeiten und braucht eigenverantwortlich arbeitende, motivierte Menschen mit hoher eigenständiger Gestaltungs- und Handlungsbereitschaft. Es erfordert ein vertrauensvolles und respektvolles Miteinander. Und wenige, aber die richtigen Tools. Das Arbeiten im Home Office ist keine bezahlte Kinderbetreuung oder mehr Zeit für die eigenen Hobbies. Es braucht die Bereitschaft, mit den Freiheiten fair und verantwortungsvoll umzugehen, sonst leidet schnell das Vertrauen zueinander in Teams und Organisationen.

Weitere Entwicklungsmöglichkeiten von Home Office sind Remote Work und komplett verteilte Unternehmen. Doch das ist eine andere Diskussion, die ich formalisiert als Visionstag Innovationsworkshop empfehle.