Home Office, Office ist kein entweder/oder sondern ein „Sowohl als Auch“. Strategisch angewendet, ist der Mix eine wertvolle Komponente eines schlauen Business Designs: dem Smart Office, das neben dem Digitalen auch das Menschliche einbezieht.
Vor genau einem Jahr habe ich meine „Home Office Starter Tipps“ veröffentlicht. Zu Beginn der Covid Pandemie wurde ich immer wieder auf Tipps angesprochen, wie ich die Arbeit im Home Office verbessere. Und da wollte ich unkompliziert helfen. Ich mache Home Office mit Unterbrechungen seit Anfang der 90er Jahre. Und da haben sich einige Erfahrungen angesammelt. Vor allem am Anfang war es schwierig. Fehlende Nähe zu Ansprechpartnern war ein wichtiges Thema. Alle heute/2021 verfügbaren Mittel waren noch nicht erfunden, ich habe sie mir aber herbeigewünscht: in den 90er gab es kein Slack/Zoom/etc. und Telefongespräche wurden minutenweise abgerechnet, Ferngespräche waren teurer. Wir hatten zwar Computer, aber wir kamen nicht ins Internet, das erst gegen Ende der 90er wirklich breiter verfügbar war bei Innovatoren und Early Adopters. Da waren auch viele Momente der Einsamkeit und Motivationslosigkeit. Ebenso wie viele Momente der Ruhe, der Konzentration, der Kreation. Es war klar, dass der Arbeitstag eben selbst gestaltet werden musste. Das hat mich dazu gebracht, mich mit dem Thema Zeitmanagement intensiv zu beschäftigen, Methoden wie Timeboxing und der perfekte Tag/die perfekte Woche einzuführen. Viele Methoden und Werkzeuge habe ich dabei kennengelernt und viele Tools ausprobiert. Ich habe sogar selbst Zeitmanagement Tools entwickelt. Eines dieser aktuellen Angebote ist der Kanban-Kalender, der auf dem früheren Planerkalender beruht, einer Jahresvorbereitungs- und Umsetzungsmethode, die von über 40.000 Menschen heruntergeladen wurde. Im Laufe der Zeit wurde mir auch klar, dass sehr viel der Arbeit im Home Office (natürlich auch im „Office“) von einer guten, unterstützenden Struktur abhängig ist. Im Büro ist die Struktur meist schon da (ob gut oder schlecht, sei dahin gestellt) oder wird von externen Faktoren vorgegeben. Im Heimbüro sind wir für einen viel größeren Anteil selbst für die Struktur verantwortlich. Aufgrund der vielen Fragen fiel mir auf, dass das selbst Strukturen geben für viele Menschen schwierig war, gerade zu dem Zeitpunkt, an dem zusätzlich Kinderbetreuung/Home Schooling für viele neu zum Thema wurde. Ich bin heute auch sehr froh darüber, dass das einseitige Herbeirufen von Home Office als „Heilsbringer“ für agiles Arbeiten gedämpfter ist, nachdem ein Großteil der im Büro Tätigen im Covid Reallabor Home Office machen mussten/durften und selbst erlebten, dass es dabei Höhen und Tiefen gibt.
Das Home Office bleibt
Mittlerweile gibt es viele Aussagen und Studien dazu, dass Home Office oder „Arbeiten von zu Hause aus“ nicht die Allzweckwaffe für Organisationen ist und eben auch eine Menge Nachteile mit sich bringt. Und viele Menschen bisweilen psychisch unter Druck setzt. Weil sie gerne mit anderen Menschen zusammen sind oder es nicht anders gewohnt sind. Gewohnheiten kann man ändern, aber es braucht eben Zeit. Ich finde es deutlich, dass natürlich das Home Office an vielen Stellen als eine Arbeitsform und -möglichkeit erhalten bleibt, nachdem wir in eine Welt nach Covid (und vor der nächsten Herausforderung) übergehen. Home Office gibt uns viele Freiheiten und macht manche Wohn-/Arbeitssituation erst möglich, die ohne nicht machbar wären. Gleichzeitig ist Home Office aber eben keine Kinderbetreuung oder um mehr Zeit für Hobbies zu haben auf Kosten der Arbeit. Wir brauchen also Kreativität, Experimentieren, Vertrauen und Disziplin, um gute Lösungen zu finden und vor allem die Aufgaben der Arbeit nicht herunter zu priorisieren ohne die entsprechenden Konsequenzen zu ziehen.
Das Office kommt zurück
Natürlich kommt auch die Arbeit im Büro zurück. Für manche so wie früher, für manche entwickelt es sich gleich weiter. Bei Anderen wird die Transformation länger dauern. Nicht jedes Gebäude ist schnell umbaubar. Nicht jeder Unternehmensprozess wird sofort verändert. Diese Dinge brauchen Zeit. Aber auch den Impuls, den Willen und die Bereitschaft, etwas zu tun. Und kreative Konzepte, die Schritt-für-Schritt das Thema gemeinsam angehen lassen. Auch über Experimente.
Das Office entwickelt sich weiter
Und die Arbeit im Büro entwickelt sich weiter. Für manche wird „wie früher“ lange bleiben, für andere entwickelt es sich rasch weiter. Dazu gehören mehr Mischformen für Büros. Auch das liegt auf der Hand. „Arbeitsplätze“ sind heute schon sehr vielfältig. Ziemlich wahrscheinlich werden ökonomische Realitäten dafür sorgen, dass wir auch nicht einfach „Cherrypicking“ betreiben können. Zum Beispiel ist eine Kombination aus „2 Tage Home Office“ und „fester Schreibtisch“ unsinnig. Aus sozialen, ökonomischen und ökologischen Gründen. Deswegen werden sich vielerlei Konzepte, viele davon gibt es schon lange und haben sich als robust erwiesen, weiter verbreiten. Dazu gehören „Shared Desk“ Konzepte, Coworking und zeitlich befristete Projektflächen. Ebenso wie gut gestaltete Großflächen und Rückzugsräume (die schnell falsch genutzt werden). Richtig gemacht und angewendet können hier, vor allem in Kombination mit digitalen Tools sehr leistungsstarke und anregende Projektsituationen mit viel Autonomie für alle Seiten entstehen. Als ehemaliger Architekt habe ich selbst schon diese Themen und ihre Bedeutung für die Innovationsfähigkeit von Unternehmen zB im Pharma- und Dienstleistungsbereich bearbeitet. Ein ganz zentraler Bereich dabei sind eine klare Vision für Unternehmen, Teams und Produkte, welche einen Rahmen und Zielbild liefert. Und Tools die helfen, die immer weiter geografisch verstreuten Projektmitglieder tatsächlich auch zusammen zu bringen. Und vor allem ein gutes Selbstbewusstsein aller Beteiligter.
Smart Office
Dabei wird das Thema Home Office und Office, Heimbüro und Büro, heiß diskutiert und nicht immer offen. Meist von Playern, die Eisen im Feuer haben, wie zB Büromöbelhersteller & Immobilienunternehmen (Verkauf), Gewerkschaften (Schutz der MA und Verlust des Einflusses), Unternehmer (falsch verstandene Vorstellung von Einsparungen), Eltern (Kinderbetreuung), Berater. Dem muss man sich also bewußt sein und sich durch das Dickicht wühlen. Wir brauchen meines Erachtens ideologiefreie und pragmatische Diskussionen, müssen vor allem Ausprobieren und für gut Befundenes umsetzen. Dazu gehört Gemeinsamkeit, ein offener, vertrauensvoller Umgang der Unternehmensleitung mit den Beschäftigten. Aber auch mit guten Insights und ernsthafter Gestaltung. Das hat sehr viel mit einer Unternehmenskultur des Experimentierens und des Vertrauens in Kombination mit klaren Vision zu tun. Die aktuelle Situation ist eine Chance für Organisationen, hier etwas zu verändern. Denn, wer die Covid Krise nicht für Transformation und Innovation nutzt, hat nichts dazu gelernt.
Fazit für mich ist: Home Office als Teil eines guten Business Design. Richtig eingebunden in eine strategische Organisationsentwicklung, ist es eine wertvolle Maßnahme. Mitarbeitende erhalten mehr Autonomie. Unternehmen haben eine weitere Möglichkeit die bestehende Realität von teilweise sogar global verteilten Teams, auch über mehrere Unternehmen, Freiberufler und Wissenschaft hinweg, besser abzubilden. Die schlaue Kombination nenne ich jetzt einfach mal Smart Office :) mit einem weiteren Horizont, ohne dabei nur den Fokus auf „Digitales“ zu haben.
