Work Smarter – Meetingkultur weiter entwicklen und auf Zukunft & Innovation ausrichten

In vielen Organisationen ruht heute, Montag, wieder die Arbeit, es stehen Jour Fixes etc. an. Stundenlang wird die Vergangenheit durchgekaut, über Führungskräfte gejammert und über nicht vorhandene Budgets und Zeit geklagt. Der Fokus auf die Themen, die Innovation & Zukunft bedeuten und echte Arbeit am Thema finden bei den klassischen Jour Fixes eher selten statt. In diesen Organisationen gibt es genug Menschen, die sich selbst gerne reden hören, mangelnde Vorbereitung oder fehlende Agendas werden durch Lautstärke, Langatmigkeit und Aussitzen ersetzt. Vielfach sitzen in nacheinanderfolgenden Meetings dann auch noch dieselben Menschen. Die Produktivität leidet, Menschen „checken gedanklich aus“ und der Fokus liegt nicht auf der Zukunft – die Meetingkultur braucht Weiterentwicklung.

Geht es besser? Ja klar!

Es gibt viele bewährte Ansätze, konstruktiv und respektvoll zusammen zu kommen, sinnvoll zu kommunizieren, Ideen zu sammeln und Lösungen zu finden. Es braucht gar nicht so viel dazu. Hier drei pragmatische Vorschläge, die sowohl remote als auch persönlich vor Ort funktionieren.

Erste Ansätze für bessere Meetings

Erste Ansätze sind garnicht so aufwändig zu machen. Eine gut vorbereitete Agenda mit Themen und Redezeiten ist der allererste Schritt zur Besserung. Kostet nichts, braucht Disziplin und eine Uhr für die Durchführung. Wer nicht vorher mit einem festen Thema auf der Agenda steht, trägt nicht vor. Die dabei eingeplante Zeit wird eingehalten. Ganz einfach. Und derjenige, die oder der die Agenda führt steuert das Meeting und hält vor allem im Vorfeld zu kurzen Beiträgen an. Individuelle Vorbereitung der Einzelnen ist Pflicht, schon aus Respekt vor den anderen Teilnehmenden.

Nächster Schritt für bessere Meetings

Jour Fixe mit Struktur versehen

Das bisherige Jour Fixe Meeting von ca. acht Personen mit einer Dauer von zB 1h wird gekürzt auf 30 Min. Jede/r Teilnehmende hat drei Minuten folgende Fragen zu beantworten:

• „Was habe ich/mein Team letzte Woche erreicht“
• „Das habe ich/mein Team nächste Woche vor“
• „Hierzu brauche ich/mein Team Hilfe von jemandem aus dem Kreis oder darüber hinaus“

Diese Struktur fällt meiner Erfahrung nach vor allem älteren männlichen Führungskräften mit einer gewissen Profilneurose schwer. Aber auch manche jüngere Menschen, die ja eigentlich nur „Fun im Projekt“ haben wollen, tun sich schwer damit.

„Meetingkultur Pro Moves“

„Daily“ auch wirklich täglich

Statt einem langen Jour Fixe einmal die Woche zweimal, dreimal oder täglich ein kurzes „Daily“ nach oben genanntem Muster durchführen. In jedem „Jour Fixe“ Meeting ein kurzes (3-15 Min.) Weiterbildung-/Alignment Segment einplanen: alle lernen das Gleiche, bilden dabei ein gemeinsames Vokabular und etablieren vor allem Standards für bestimmte Vorgehensweisen. So wird Schritt für Schritt Unternehmenskultur und Innovationskultur etabliert. Beim Daily stehen alle.

Regelmäßige echte Strategiemeetings

Regelmäßige moderierte und gut vorbereitete Strategie- und Ziel Meetings, zB einmal pro Quartal ein halber Tag in Kombination mit ein- bis zweimal jährlich ein bis zwei Tage. Für die echte Auseinandersetzung und Fokus auf die Zukunft.

OKR etc

Einsatz transparenter und auf Lösungen ausgerichteter Zielplanungssysteme wie OKR oder Balanced Scorecard. Ein großes Thema, bei Interesse einfach nachfragen.

Tools

Einführung und Nutzung von geeigneten digitalen Tools für Ziel, Aufgaben und den projektbezogenen Austausch und Kommunikation von Statusinformationen, Fragen/Antworten, Dokumenten etc. Hier sind jetzt alle Standardinformationen für alle Beteiligten jederzeit erreichbar. Persönliche Meetings können damit auf die „Miteinander-“ und „Zukunftsthemen“ ausgerichtet werden.

Gerade der letzte Punkt ist tricky, denn wir sprechen vom „Betriebssystem des Unternehmens„. Mit vielen Aspekten – von Technik bis gegenseitigem Vertrauen und Wertschätzung. Doch davon ein andermal.

Hilfen für die Weiterentwicklung der Meetingkultur

• Gemeinsames Verständnis und Nutzung von Zeitmanagement etablieren zB mit diesem (kostenfreien Einstiegs) Kurs vom Produktivitätsexperten Carl Pullein
• Informieren und erste Anforderungen sammeln im gemeinsamen Workshop
• Im geförderten Projekt Coaching gezielt und unabhängig Anforderungen für das Betriebssystem des Unternehmens sammeln