Gerade vor Weihnachten haben viele von uns noch sehr viel zu erledigen. In dieser Situation zeigt sich schnell, wer die Basics des Zeitmanagement drauf hat und wer nicht. Mein Berater Kollege Carl Pullein leistet hier mit seinem Newsletter, seinem Podcast und Videos und seinem Coaching regelmäßig sehr gute Hilfe – ein Grund, warum ich auch seinen Newsletter sehr empfehle. Hier ein Auszug mit Tipps als aktuelle Hilfe für die Vorweihnachtszeit.
Tägliche Planung statt zu langer Aufgabenlisten
- Fristen immer verhandeln
- Klären, ob eine Meetingteilnahme notwendig ist
- Timeboxing nutzen
- Fokussieren, nicht Multitasken
Tägliche Planung statt zu langer Aufgabenlisten
„Der erste besteht darin, zu erkennen, dass es nichts bringt, auf lange Listen von Dingen zu starren, die noch zu tun sind. Stattdessen sollten Sie Ihre tägliche Planung verdoppeln. Stellen Sie sicher, dass Sie sich vor Beginn des Tages darüber im Klaren sind, welche ein oder zwei Dinge Sie an diesem Tag erledigen müssen. Glauben Sie nicht länger, dass Sie zwanzig oder dreißig Dinge erledigen können. Das können Sie nicht, und das werden Sie auch nie können. Richten Sie Ihre Aufmerksamkeit auf die großen Brocken. Die Dinge, die den größten Einfluss auf Ihre Projekte und kritischen Aufgaben haben werden.
Fristen immer verhandeln
Gewöhnen Sie sich daran, Fristen zu verhandeln. Die meisten Fristen, die Ihnen gesetzt werden, sind willkürlich und lassen sich verhandeln. Wenn Ihr Chef Sie bittet, eine Arbeit bis zum Ende des Tages abzuliefern, fragen Sie, ob Sie sie am nächsten Tag abliefern können (auch wenn Sie es am Nachmittag tun könnten). Sie werden überrascht sein, wie oft Ihr alternativer Termin akzeptiert wird. Wenn nicht und Ihr Chef darauf besteht, dass er die Arbeit heute braucht, akzeptieren Sie. Wir verhandeln, wir kämpfen nicht.
Klären, ob eine Meetingteilnahme notwendig ist
Vergessen Sie nie, dass Sie jeden Tag nur eine bestimmte Zeit zur Verfügung haben. Wir können keine weitere Zeit hinzufügen. Das Einzige, worüber wir Kontrolle haben, ist das, was wir mit unserer Zeit tun. Das bedeutet, dass Sie sicherstellen sollten, dass Sie Ihre Zeit zum Tun maximieren und Ihre Zeit zum Nicht-Tun (z. B. in Sitzungen) minimieren. Auch hier sollten Sie bereit sein, über Ihre Teilnahme an einer Sitzung zu verhandeln. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie nicht viel zu einer Sitzung beitragen können, fragen Sie, ob Sie entschuldigt werden können.
Timeboxing nutzen
Schließlich sollten Sie wissen, wann Sie am konzentriertesten sind, und diese Zeit schützen. Für die meisten von uns ist das zwischen 9:00 und 11:00 Uhr. Versuchen Sie, Besprechungen und alltägliche Arbeiten zu dieser Zeit zu vermeiden. Wenn möglich, tragen Sie diese Zeit in Ihren Kalender ein und stellen Sie sicher, dass Sie wissen, woran Sie in diesen zwei Stunden arbeiten werden. Sie können dies vielleicht nicht jeden Tag tun, aber wenn Sie es zwei- oder dreimal pro Woche schaffen, haben Sie sich vier bis sechs Stunden konzentrierte Arbeitszeit verschafft.
Fokussieren, nicht Multitasken
Und das Wichtigste. Geraten Sie nicht in Panik. Sie können immer nur an einer Sache gleichzeitig arbeiten. Versuchen Sie nicht, Multitasking zu betreiben. Machen Sie eine Sache, legen Sie eine kleine Pause ein und machen Sie die nächste. Es ist erstaunlich, wie viel man schaffen kann, wenn man sich auf eine Sache gleichzeitig konzentriert.“
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